Le Biblioteche Comunali Fiorentine possono accettare doni da singoli, enti, associazioni o chiunque manifesti l’intenzione di donare materiale bibliografico o multimediale poichè donazione di libri, periodici e documenti da parte di privati o enti rientra tra le modalità di incremento del patrimonio bibliografico, secondo una logica di coerenza e di omogeneità rispetto alle finalità istituzionali.

La biblioteca valuta i documenti offerti in dono in base a:
• le esigenze di completamento delle collezioni e/o alle esigenze di accrescimento del patrimonio, con
attenzione alla diversificazione delle offerte e alle specificità delle singole biblioteche;
• alla natura e alle finalità delle biblioteche pubbliche;
• alla necessità di aggiornamento del patrimonio, compatibilmente con gli spazi a disposizione.

Le biblioteche si riservano la massima discrezionalità riguardo alla gestione, alla conservazione e all’eventuale inserimento a catalogo dei documenti pervenuti attraverso donazione.

L’accettazione dei documenti non comporta alcun vincolo di catalogazione o conservazione da parte delle biblioteche.

Dei documenti non selezionati per l’inclusione nelle proprie raccolte, le biblioteche possono, a loro discrezione, stabilire una diversa destinazione verso sedi (enti, biblioteche e istituzioni) che meglio corrispondano al loro contenuto e alla loro finalità, oppure destinarli agli scaffali del libero scambio.

Le biblioteche si riservano la facoltà di acquisire fascicoli mancanti di pubblicazioni seriali, per completare le proprie collezioni, selezionandoli all’interno di raccolte proposte in dono.

I doni, una volta accettati dalla biblioteca, non possono essere reclamati dal donatore.

Possono essere donate direttamente in biblioteca limitate quantità di libri e materiali multimediali al fine di incrementare singole sezioni della biblioteca o punti di prestito esterni. Per un quantitativo superiore alle 10 unità, al donatore viene richiesto di formulare una proposta scritta di donazione, indirizzata alla biblioteca prescelta fra quelle del sistema, corredata dall’elenco delle opere.
In ogni caso, per tutte le donazioni deve essere firmata apposita liberatoria da parte del donatore.

La proposta di donazioni e lasciti di edizioni storiche e di pregio, di fondi librari, di archivi di persone e di enti, o di cospicua entità, dovrà essere rivolta in forma scritta e con inventario allegato. In questi casi l’accettazione da parte dell’Amministrazione verrà approvata con atto amministrativo. Possono essere stipulati accordi con il donatore, che ne stabiliscano dettagliatamente le condizioni di conservazione e di fruibilità.

La comunicazione dell'esito delle proposte di donazione libri è di 30 giorni.

Non è accolta la donazione di materiali danneggiati e obsoleti, libri scolastici.