Le Biblioteche comunali fiorentine promuovono la fruizione delle strutture e valorizzano il patrimonio anche attraverso l’accoglimento di proposte presentate da soggetti terzi.
Gli spazi sono messi a disposizione a condizione che le iniziative culturali proposte rientrino nelle attività corrispondenti ai programmi e agli obiettivi delle biblioteche e quindi ritenute fonti di arricchimento per il pubblico: iniziative di promozione della lettura, conferenze, presentazioni di libri, mostre, letture animate, performance.

Per tutte le informazioni relative all'uso degli spazi nelle Biblioteche comunali fiorentine si rimanda alla lettura integrale del Vademecum disponibile nella sezione "Documenti e modulistica"

Le proposte per organizzare attività culturali devono essere trasmesse compilando il modulo della biblioteca per cui si intende presentare richiesta. Il modulo compilato deve essere inviato alla biblioteca/referente della biblioteca che provvede a sottoporle a valutazione e approvazione.

I moduli delle singole biblioteche si trovano nella sezione "Documenti e modulistica"

Obblighi del richiedente

• Gli spazi messi a disposizione nel giorno ed ora stabiliti saranno utilizzati esclusivamente per la realizzazione dell’iniziativa programmata; eventuali coffee break o simili potranno svolgersi solo se preventivamente richiesti ed autorizzati nelle modalità previste e negli spazi stabiliti.
• Gli spazi dovranno essere usati in modo corretto e scrupoloso e nelle condizioni di funzionalità in cui si trovano, evitando ogni danno, e non dovrà essere modificato o
  sostituito alcun elemento strutturale ed impiantistico.
• Gli spazi dovranno essere riconsegnati puliti e sgombri nelle condizioni in cui sono stati messi a disposizione.
• L’iniziativa dovrà essere svolta nel rispetto delle vigenti norme in materia di quiete pubblica, igiene, sicurezza sui luoghi di lavoro e di sicurezza dei partecipanti, dettate dalle vigenti disposizioni di legge e dai regolamenti comunali. In caso di diffusione di musica, in concomitanza con l’iniziativa, si assolveranno gli obblighi nei confronti della SIAE e si rispetteranno le norme vigenti in materia di rumori.
• Le immagini, le musiche, i testi utilizzati nella promozione e comunicazione e forniti alla Biblioteche o utilizzati durante lo svolgimento dell’iniziativa, dovranno essere liberi da copyright o comunque l’uso dovrà essere autorizzato da chi ne detiene i diritti. Le Biblioteche potranno richiedere copia delle autorizzazioni prodotte.
• Dovranno essere rispettati e fatti rispettare i divieti di introdurre sostanze infiammabili e di non fumare.
• Il richiedente dovrà vigilare sul corretto svolgimento dell’iniziativa e collaborare al monitoraggio del flusso e di non superamento della capienza ammessa per il locale. Le vie
  d’uscita dovranno essere tenute sgombre da qualsiasi materiale e non dovranno essere occupate da persone in piedi.
• In caso di presentazione di libri una copia della pubblicazione dovrà essere donata alla biblioteca ospitante. Il materiale oggetto di donazione che è stato acquisito dalla biblioteca entra a tutti gli effetti a far parte del patrimonio del Comune di Firenze e, come tale, non può essere reclamato dal donatore e può essere sottoposto a tutte le operazioni gestionali del patrimonio posseduto dalla biblioteca (restauro conservativo, scarto, dislocazione, etc.).
• In base al tipo di attività proposta potrebbe essere richiesta la stipula di un'assicurazione.

Gli spazi sono messi a disposizione prevalentemente a titolo gratuito. Per eventi straordinari, riprese video e fotografiche, possono essere previsti oneri a carico del richiedente (pulizia, sorveglianza, service etc…).

Per permettere la programmazione e l’organizzazione del programma di attività culturali si richiede di inviare la richiesta con almeno due mesi di anticipo rispetto alla data di realizzazione.

La valutazione proposte attività culturali nelle biblioteche comunali fiorentine è effettuata entro 30 giorni.

Allestimento e gestione delle sale
Durante lo svolgimento delle iniziative non è prevista l’assistenza di personale della biblioteca nelle sale a titolo di segreteria, e solo in alcune biblioteche, è prevista la presenza di personale tecnico che assista l’organizzatore.
Se necessario, su appuntamento, è possibile fare un sopralluogo preventivo per valutare gli spazi.
Si consiglia di effettuare un test delle proiezioni e/o di ascolto prima dell'evento al fine di garantire una corretto ascolto e una buona visione del materiale. Per questa operazione è necessario prendere appuntamento e/o accordi con i referenti tecnici.

Strumentazione
Le Biblioteche comunali mettono a disposizione la strumentazione per lo svolgimento dell’iniziativa da specificare in sede di richiesta.
Eventuali richieste non precedentemente specificate potranno non essere accontentate per motivi tecnici e logistici.
Eventuali attrezzature fornite dal richiedente, se debitamente autorizzate, dovranno essere conformi alla normativa vigente e non dovranno essere in contrasto con l’impiantistica presente.

Presentazione di libri e vendita
In occasione della presentazione di libri e di contestuale vendita dovrà essere espletata la pratica di vendita temporanea in luogo pubblico e/o SUAP (sportello unico Attività produttive del Comune di Firenze, anche online). Si potrà prescindere da tale procedura laddove sia l’autore stesso (senza delegare a nessun altro) a vendere direttamente il proprio libro quale “opera del proprio ingegno” (ai sensi dell’art. 4, comma II, lettera H del D.L. 114 del 31/03/1998).

Dovrà esserne donata una copia del libro presentato alla biblioteca ospitante.

Responsabilità
Il richiedente dichiarerà di aver preso visione del Documento di valutazione dei rischi e del Documento di Evacuazione d’Emergenza di cui al D.Lgs. 81/2008 e che l’iniziativa per la quale è presentata la presente richiesta verrà svolta nel pieno e totale rispetto di quanto previsto da detti documenti. In caso di presenza di possibili interferenze derivanti dalle attività comprese nell’iniziativa oggetto della presente richiesta, il richiedente si obbliga altresì a produrre tutte le informazioni necessarie per la definizione e la sottoscrizione di uno specifico documento di valutazione dei rischi da interferenze (D.U.V.R.I).
Il richiedente rifonderà i danni eventualmente arrecati e verrà obbligato a rilevare indenne il Comune di Firenze da ogni conseguenza dannosa che sia connessa all’iniziativa anche verso terzi ed anche solo causata da terzi (già in D.LgS 81/2008).
Sarà obbligo del richiedente risarcire persone o cose di terzi in caso di danni.
Le Biblioteche non risponderanno di cose ed oggetti eventualmente abbandonati nelle Sale né di oggetti ed opere esposte in occasione di mostre e rassegne.

Non sono accoglibili:

• le iniziative che espressamente presentano caratteristiche riconducibili a propaganda politica;
• le iniziative che contengono elementi di commercializzazione, di autopromozione ed in genere realizzate a scopo di lucro, salvo i casi in cui esistano specifici accordi con l’amministrazione comunale;
• le iniziative che contengono elementi in contrasto con le finalità della biblioteca.