Un gran numero di atti delle pubbliche amministrazioni acquista efficacia solo quando viene portato a conoscenza formale del destinatario.

Uno dei modi in cui ciò si realizza è attraverso la notifica dell'atto, che viene eseguita secondo particolari modalità ad opera di uno degli agenti notificatori previsti dall'ordinamento, e cioè: ufficiali giudiziari, messi comunali, messi del giudice di pace, messi speciali dell'agenzia delle altre, messi dell'esattoria, personale di ditte esterne a cui tale compito è stato affidato a seguito di apposita gara di appalto, oppure attraverso il servizio postale.
La notifica dell'atto si realizza in base agli artt.- 137-145 del codice di procedura civile, che prevedono che il messo si rechi presso la casa di abitazione (o anche presso il luogo di lavoro) e consegna l'atto o al destinatario o a persone di famiglia o addette alla casa. Al destinatario viene lasciata una copia dell'atto con, in calce, la relazione di notifica.
Talvolta né il destinatario né queste persone vengono rinvenute e quindi il messo procede a notificare l'atto attraverso il deposito dello stesso presso la casa comunale (art. 140 codice di procedura civile). Il messo avverte il destinatario lasciandogli un avviso in cassetta postale ed inviandogli un secondo avviso con raccomandata AR. La notifica si considera eseguita il giorno del deposito alla casa comunale.
Può anche succedere che il destinatario si sia reso irreperibile: in tal caso, la notifica viene eseguita lo stesso (art. 143 codice di procedura civile) depositando l'atto alla casa comunale: la notifica si ha per eseguita, nei confronti del destinatario, il ventesimo giorno successivo al deposito.
Regole particolari sono infine poste per le persone giuridiche (art. 145 codice di procedura civile) e per gli atti emessi dagli uffici dell'Agenzia delle Entrate (DPR n. 600 del 23 settembre 1973).
In ogni caso, il messo comunale certifica la notifica dell'atto - indicando il modo in cui l'atto è stato consegnato, la data, il luogo, il nome del consegnatario, ovvero i motivi che hanno portato al deposito in casa comunale - nella relazione di notifica, che è apposta in calce all'atto stesso e che viene firmata dal messo.
In omaggio alla privacy, ogniqualvolta un atto sia notificato con consegna a persona diversa dal destinatario, viene inserito in busta chiusa e sigillata e la persona che prende in consegna l'atto firma una ricevuta.

L'ufficio notifiche, composto da messi comunali e da personale amministrativo, provvede a:

•  registrazione con numero progressivo degli atti di cui gli uffici comunali o qualsiasi altra amministrazione abbiano chiesto la notifica;
• notifica ad opera dei messi comunali;
• restituzione all'ufficio richiedente degli originali degli atti notificati.